戸籍謄本の取り寄せ方と郵送請求書類の書き方とは？について気になる方も多いのではないでしょうか？
本記事では、戸籍謄本の取り寄せ方と郵送請求書類の書き方について以下の点を中心にご紹介します！
- 戸籍謄本が必要となる相続手続き
- 戸籍謄本を郵送で取り寄せる流れ
- 戸籍謄本の郵送請求書類の書き方と注意点
戸籍謄本の取り寄せ方と郵送請求書類の書き方について理解するためにもご参考いただけると幸いです。
ぜひ最後までお読みください。
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戸籍謄本とは
戸籍謄本は、戸籍の内容をそのまま写した公的な書類です。
戸籍には、本人とその親、子などの親族関係が記載されており、相続人を確認する際に必要な情報が含まれています。
ここでは、戸籍謄本が必要となる相続手続きについてや戸籍謄本の取得には本籍地のある役所への申請が必要なことについて、詳しくご紹介します。
戸籍謄本が必要となる相続手続きについて
相続手続きにおいては、被相続人の出生から死亡までの戸籍謄本（場合によっては除籍謄本や改製原戸籍謄本）や、相続人本人の戸籍謄本が必要になることがあります。
これらの書類は、以下のようなさまざまな場面で使用されます。
- 相続人の確認作業
- 不動産の名義変更手続き
- 銀行口座からの預貯金の払い戻し
- 株式の名義変更
- 自動車の所有者変更手続き
- 相続税の申告
- 生命保険金の請求手続き
こうした手続きを円滑に進めるために、戸籍関係書類の準備は欠かせません。
戸籍謄本の取得には本籍地のある役所への申請が必要
戸籍謄本を取得するには、申請者の現在の居住地ではなく、被相続人やご自身の本籍地がある市区町村の役所へ申請する必要があります。
これは郵送での申請に限らず、窓口で直接申請する場合にも同様です。
そのため、正確な本籍地を把握しておくことが、手続きを円滑に進めるうえで欠かせません。
本籍地が不明な場合には、いくつかの方法で確認します。
例えば、住民票を請求する際に”本籍地記載あり”で発行してもらうと、本籍地の情報が記載された住民票を受け取れます。
また、古いタイプの運転免許証には本籍地が記載されている場合があり、記載がない場合でも警察署や免許センターで情報照会が行えます。
さらに、被相続人の兄弟姉妹や親族に尋ねることで本籍地を把握できるケースもあります。
本籍地が確認でき次第、該当する自治体へ戸籍謄本の申請を行いましょう。
戸籍謄本を郵送で取り寄せる手順
ここからは、被相続人の戸籍謄本や除籍謄本、改製原戸籍謄本などを郵送で請求する際の手続き方法について、順を追ってご紹介します。
基本の手順①～③
戸籍謄本や除籍謄本、改製原戸籍謄本を郵送で取り寄せる際には、以下のステップに沿って手続きを進めましょう。
① 本籍地を確認する
先に述べたように、戸籍は住民票とは別に本籍地のある市区町村で管理されています。そのため、まずは被相続人の本籍地を特定する必要があります。
② 必要書類を準備して郵送する
本籍地が判明したら、該当する市区町村役所に対して申請を行います。
郵送での申請には、以下の書類を同封します。
- 戸籍謄本等の請求書
- 請求者の本人確認書類の写し
- 手数料分の定額小為替（ゆうちょ銀行で購入）
- 返信用封筒（切手貼付・返送先住所記入済）
それぞれの書類についての詳しい説明は、「郵送で戸籍謄本を取り寄せるための必要書類」で後述します。
③ 不備対応と返送を受ける
役所に書類が届くと、内容を確認のうえ、戸籍謄本類が返送されます。
もし書類に不足や記載ミスなどの不備があれば、役所から連絡が入り、修正対応を求められることがあります。
早めに対応することで、手続きがスムーズに進みます。
これらの基本手順を正確に踏むことで、戸籍謄本を確実に取り寄せることができます。
特に相続手続きにおいては、内容に漏れがないよう丁寧に確認することが重要です。
委任状が必要な場合について
戸籍謄本を郵送で取り寄せる際には、申請者が誰であるかによって委任状が必要かどうかが異なります。
原則として、戸籍謄本を請求できるのは本人、その戸籍に記載されている方、または直系尊属・直系卑属（親、祖父母、子、孫など）に限られており、それ以外の方が代理で申請する場合には、委任状の提出が求められます。
例えば、兄弟姉妹や配偶者の家族といった親族であっても、直系血族ではないため、委任状がなければ取得できません。
委任状には、「誰が」「誰に対して」「どのような手続きを委任するのか」を明記し、委任者の氏名・住所を記入のうえ、署名と押印を行います。
また、委任者本人の身分証明書（運転免許証やマイナンバーカード等）の写しも同封する必要があります。
なお、戸籍謄本のほかにも、住民票や除票、固定資産税評価証明書など、郵送で請求できる書類があります。
これらの証明書も、相続手続きや不動産登記などに必要となるケースがあるため、遠方の場合は郵送による取り寄せも検討しましょう。
委任状が必要となるケースをしっかりと確認し、必要書類を正しく準備して手続きを進めましょう。
郵送で戸籍謄本を取り寄せるための必要書類
ここからは、郵送で戸籍謄本を取り寄せるための必要書類について、それぞれご紹介します。
①戸籍謄本等郵送請求書
戸籍謄本などを郵送で請求する際に使用する戸籍謄本等郵送請求書は、多くの自治体の公式Webサイトからダウンロードすることができるようになっています。
戸籍謄本等の郵送請求書には、請求者の氏名、住所、連絡先（電話番号）、生年月日に加え、戸籍筆頭者との関係や請求の目的、必要とする通数などの情報を記入する必要があります。
②請求者の本人確認書類の写し
戸籍謄本請求の際には、運転免許証やパスポートなど顔写真付きの本人確認書類のコピーを添付する必要があります。
これは本人確認のために必要とされます。
また、結婚などで姓が変わっている場合には、旧姓と現在の姓の関係が確認できる戸籍謄本などの書類が求められることもあります。
③定額小為替
戸籍謄本の取得手数料は、定額小為替で支払います。
定額小為替は郵便局で購入でき、必要な金額分を用意したうえで、申請書類と一緒に役所宛の封筒に同封して送付します。
④返信用封筒と切手
戸籍謄本を郵送で請求する際は、役所からの返送に備えて、返信用の封筒と所定の切手を同封する必要があります。
戸籍謄本の枚数が多くなる可能性がある場合は、封筒のサイズに余裕を持たせて、やや大きめのものを準備しておくと安心です。
郵送請求書類の書き方と注意点
ここでは、実際に郵送請求の書類へ記載する際の書き方と注意点をご紹介します。
本籍地や筆頭者名の間違いに注意する
戸籍謄本等郵送請求書を記入する際には、「誰の、どの戸籍が必要か」を正確に伝えることが重要です。
具体的には、本籍地の番地、対象となる人物の氏名と生年月日、筆頭者名を記載する欄がありますが、ここでの記入ミスが原因で、まったく別の戸籍が交付されてしまうケースも考えられます。
特に、筆頭者名や本籍地の情報があいまいな場合、過去の住所地や婚姻前後の本籍変更などにより、該当する戸籍が複数存在する可能性があります。
例えば、婚姻によって筆頭者が配偶者に変わっているにもかかわらず、旧姓時代の父親の名前を筆頭者欄に記載してしまうと、婚姻前の戸籍が必要と判断されてしまうこともあります。
こうしたトラブルを避けるためには、申請書の”その他”欄などに「婚姻後の戸籍が必要」など、具体的な希望内容を補足として記入しておくと安心です。
正確な情報を記載することで、求める戸籍をスムーズに取得することができます。
必要な戸籍の種類と通数を指定する
戸籍謄本等郵送請求書には、どの種類の戸籍を何通必要とするかを明記する欄があります。
これは、必要な戸籍の内容が明確に分かっている場合に使用する項目です。
例えば、パスポートの申請には戸籍謄本または戸籍抄本、婚姻届などに添付する場合には戸籍謄本と、提出先で必要とされる書類が決まっているため、指定に迷うことはほとんどありません。
しかし、相続や家族関係の証明など、過去の戸籍情報が必要なケースでは、除籍謄本や改製原戸籍が求められることがあります。
これらは取得する範囲や時期によって複数に分かれているため、どの戸籍が必要かを自分で判断するのは難しいこともあります。
こうした場合、自治体によっては申請書に「○○から○○までの戸籍が必要」や「○○年から現在に至る戸籍」といった、証明したい内容に基づいて記入できる欄を設けているところもあります。
不安なことはその他欄に記入する
戸籍謄本等郵送請求書を記入する際に、必要な戸籍を正確に指定できているか自信がない場合は、申請書のその他欄や別紙を活用して、詳しく状況を補足しておくことをおすすめします。
例えば、「相続手続きのために、亡くなった○○の出生から死亡までの戸籍が必要」や「○○年から現在までの戸籍を取り寄せたい」といったように、戸籍の用途や証明したい内容、対象となる人物を明確に記載しておくと、役所側でも適切な対応がしやすくなります。
また、記入した内容に不明点がある場合には、役所の担当者が直接確認の連絡をしてくれることがあります。
そのためにも、申請書には必ず日中に連絡のつく電話番号を忘れずに記入しましょう。
電話でのやり取りにより、必要な戸籍の範囲や種類について確認が取れ、申請ミスを防ぐことができます。
さらに、返送を速達で希望する場合や、ほかの特別な対応が必要な場合も、その他欄を使って要望を伝えることができます。
自身の希望や状況を丁寧に記載することで、スムーズに戸籍を受け取れるようになります。
申請者欄に申請する人の情報を記載する
申請書の申請者欄には、戸籍の請求を行う本人の情報を正確に記入します。
氏名や住所、連絡先などを記載する項目です。
もし氏名をパソコンなどで入力した場合は、認印で構いませんので必ず印鑑を押すようにしましょう。
一方、自筆で署名している場合には押印が必須ではない場合もありますが、形式上の不備を避けるためにも、印鑑を押しておくとより確実です。
役所によっては押印の有無が処理に影響することもあるため、注意して記入しましょう。
戸籍謄本類の取得にかかる費用相場
戸籍謄本などを郵送で取得する際には、各種書類ごとに所定の手数料がかかります。
主な発行手数料は以下のとおりです。
- 戸籍謄本・戸籍抄本：450円
- 除籍謄本・除籍抄本：750円
- 改製原戸籍謄本・改製原戸籍抄本：750円
- 戸籍附票（謄本・抄本）：100円〜500円
これに加えて、書類の返送に必要な切手代がかかります。
郵送費用は往復でおおよそ200円程度ですが、請求する通数が多くなると封筒の重量が増え、切手代も高くなることがあります。
万が一、送付した切手が不足していた場合には、役所から追って追加分の支払いを求められることがあります。
なお、戸籍謄本は戸籍内全員の情報が記載された書類であり、戸籍抄本はそのうち特定の個人の情報のみを抜粋したものです。
請求時には用途に応じて、どちらを必要としているのか確認したうえで申請しましょう。
戸籍謄本の取り寄せ方と郵送請求書類の書き方に関してよくある質問
最後に、戸籍謄本の取り寄せ方と郵送請求書類の書き方に関してよくある質問についてご紹介します。
Q.戸籍抄本はコンビニで取得できますか？
マイナンバーカードを利用すれば、一部の戸籍証明書をコンビニエンスストアのマルチコピー機で取得することが可能とされています。
ただし、コンビニ交付に対応しているのは、自治体によって異なるため、事前に利用できるかを確認する必要があります。
また、コンビニで発行できる戸籍謄本は、申請者本人が記載されているものに限られます。
例えば、自身が戸籍に記載されていない親族の戸籍や、過去の婚姻歴に関連する戸籍などは対象外となります。
さらに、除籍謄本や改製原戸籍謄本といった、相続手続きに頻繁に使用される書類については、コンビニでは発行できません。
これらの書類は、原則として役所の窓口や郵送での申請が必要です。
そのため、相続のように過去の戸籍をさかのぼって収集しなければならない場合、コンビニ交付だけでは対応しきれないケースが多いのが実情です。
Q.戸籍謄本の郵送での取り寄せはどのくらいの日数がかかりますか？
戸籍謄本を郵送で請求した場合、書類に不備がないとしても、請求書の発送から実際に戸籍謄本が届くまでには、1〜2週間程かかります。
役所の処理状況や郵送のタイミングによっては、それ以上かかることもあります。
少しでも早く受け取りたい場合は、返信用封筒に速達料金分の切手を貼付することで、返送を速達扱いにすることができます。
速達を利用すれば、配達にかかる時間を短縮できるため、急ぎの手続きがある場合には有効な手段です。
速達を希望する際は、申請書のその他欄などにもその旨を記載しておくとスムーズです。
Q.相続手続きで取り寄せる戸籍謄本の範囲を教えてください
基本的には、被相続人（亡くなった方）の出生から死亡までの一貫した戸籍謄本が必要となります。
これには、被相続人が生まれてから死亡するまでに移動した各戸籍の謄本を順番に取り寄せることが含まれます。
例えば、被相続人が複数の場所で転籍している場合、そのすべての戸籍謄本を収集する必要があります。
相続手続きにおいては、被相続人の戸籍に記載されたすべての情報が重要であり、死亡届の提出や遺産分割協議書を作成する際に必要不可欠です。
また、相続人の戸籍謄本も必要となります。
相続人が現在どの戸籍に所属しているかを証明するため、その相続人が記載されている新しい情報が記載されている戸籍謄本を取り寄せます。
これにより、相続人の特定が確実に行われ、手続きを進めることができます。
さらに、特別なケースとして代襲相続がある場合には、被代襲者の戸籍も取り寄せる必要があります。
代襲相続とは、相続人が相続開始前に亡くなっていた場合に、その相続人の子が代わりに相続する制度です。
この場合、代襲相続人の戸籍を確認することで、代襲が成立したことを証明することができます。
また、兄弟姉妹が相続人となる場合には、被相続人の親（父母）の出生から死亡までの連続した戸籍謄本を取得することがあります。
これは、兄弟姉妹が法定相続人として相続する権利を持つ場合に、その兄弟姉妹の相続権を確認するために必要です。
相続手続きでは、これらの戸籍謄本を適切に取り寄せることが重要であり、誤りや漏れがないように確認しながら手続きを進めることが求められます。
戸籍謄本の取り寄せ方と郵送請求書類の書き方についてのまとめ
ここまで戸籍謄本の取り寄せ方と郵送請求書類の書き方についてお伝えしてきました。
戸籍謄本の取り寄せ方と郵送請求書類の書き方の要点をまとめると以下の通りです。
- 相続手続きにおいては、被相続人の出生から死亡までの戸籍謄本（場合によっては除籍謄本や改製原戸籍謄本）や、相続人本人の戸籍謄本が必要になることがある
- 戸籍謄本を郵送で取り寄せるための流れは、① 本籍地を確認する、② 必要書類を準備して郵送する、③ 不備対応と返送を受ける手順が必要
- 戸籍謄本の郵送請求書類の書き方と注意点は、本籍地や筆頭者名の間違いに注意すること、必要な戸籍の種類と通数を指定すること、不安なことはその他欄に記入すること、申請者欄に申請する人の情報を記載すること
これらの情報が少しでも皆さまのお役に立てば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。