戸籍に関する手続きを行う際、「戸籍謄本」と「戸籍証明書」という言葉を目にすることが多いですが、それぞれの違いをご存じでしょうか？
実は、両者は似ているようで異なる役割を持っています。
本記事では戸籍謄本と戸籍証明書の違いについて以下の点を中心にご紹介します。
- 戸籍謄本・戸籍証明書とは
- 戸籍が必要なのはどんなとき？
- コンビニで取得するときの注意点
戸籍謄本と戸籍証明書の違いについて理解するためにもご参考いただけますと幸いです。
ぜひ最後までお読みください。
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戸籍謄本・戸籍証明書とは
「戸籍全部事項証明書」と「戸籍謄本」は、名称は異なりますが、どちらも戸籍の内容を省略せずに証明する書類で、本質的には同じものです。
市町村が戸籍事務を電算化している場合は「戸籍全部事項証明書」が交付され、電算化されていない場合は「戸籍謄本」が発行されます。
また、「戸籍個人事項証明書」と「戸籍抄本」も名称が異なるだけで、同じ内容の証明書です。
戸籍が必要なのはどんなとき？
戸籍謄本は、さまざまな手続きで必要になる重要な公的書類です。
相続が発生した際には、複数の戸籍謄本の提出を求められることが多くなります。
例えば、故人の預貯金や株式の解約・名義変更、不動産の登記手続き、死亡保険金の請求、未支給年金の受給手続き、墓地の継承などでは、相続人を確定するために、故人の出生から死亡までの戸籍が必要になります。
相続に関する金融機関や役所での手続きを進めるためには、こうした戸籍書類を事前に準備しておくことが大切です。
また、相続以外の場面でも、戸籍謄本が必要となるケースがあります。
たとえば、厚生年金や遺族年金の受給申請、本籍地以外での結婚や離婚の届出、公正証書遺言の作成、パスポートの申請などが挙げられます。
特に、年金の請求では年金事務所への提出が求められ、パスポート申請の際には、新規取得だけでなく、更新や記載変更時にも必要になることがあります。
戸籍には個人情報が含まれているため、取り扱いには注意が必要です。
なお、相続以外の手続きでは、家族全員の情報が記載された戸籍謄本ではなく、個人の情報のみを証明する戸籍抄本で済む場合もあります。
手続きの際には、どちらが必要なのかを事前に確認するとスムーズに進められるでしょう。
コンビニでも戸籍謄本・戸籍証明書が取得できるのか
コンビニエンスストアに設置されている専用端末を利用して、住民票の写しや戸籍謄本などの公的証明書を取得できる仕組みが「コンビニ交付」です。
これには、マイナンバーカードのほか、住民基本台帳カードや電子証明書を搭載したスマートフォンも対応しています。
近年、多くのコンビニでは「マルチコピー機」が導入され、従来のコピー機能に加え、ネットプリントやチケット購入などのサービスが利用可能になっています。
その中の一つとして、公的証明書の発行を含む「行政サービス」が提供されています。
このサービスでは、マイナンバーカードを端末にかざして必要な情報を読み取り、証明書の取得が可能になります。
一見すると、誰でも出入りできるコンビニで重要な書類を発行することに不安を感じるかもしれません。
しかし、端末と行政機関の間では暗号化された専用回線を使用して通信が行われ、取得したデータは手続きが完了すると即座に削除されるため、セキュリティ面でも安心です。
さらに、マイナンバーカードを端末に置き忘れそうになった際にはアラームが鳴る仕組みもあるため、取り忘れを防ぐ工夫もされています。
便利かつ安全に利用できるコンビニ交付を活用することで、役所に足を運ぶ手間を省き、時間を有効活用できるでしょう。
コンビニで戸籍謄本・戸籍証明書を取得するのに必要なもの
コンビニのマルチコピー機を利用して戸籍謄本や戸籍証明書を取得するには、いくつかの準備が必要です。
まず、お住まいの市区町村がコンビニ交付サービスに対応しているかを確認しましょう。
自治体によっては、コンビニでの証明書発行サービスを提供していない場合もあります。
必要なものとして、基本的に「マイナンバーカード」があれば手続きが可能です。
加えて、住民基本台帳カードや、電子証明書を搭載したスマートフォンでも利用できる場合があります。
ただし、単なる「通知カード」では手続きができないため注意が必要です。
特に、スマートフォンを使って手続きを行う場合は、対応する自治体やコンビニ店舗を事前に確認しておくことが大切です。
対応状況によっては、スマートフォンではなく、マイナンバーカードを利用した方がスムーズに取得できることもあります。
居住地と本籍地が異なる場合のコンビニ交付の手続き方法
2024年3月1日の戸籍法改正により、これまで本籍地の市区町村でしか取得できなかった戸籍謄本や戸籍抄本が、本籍地以外の市区町村の窓口でも取得できるようになりました。
さらに、コンビニのマルチコピー機を利用すれば、本籍地以外の場所でも戸籍証明書を受け取ることが可能です。
ただし、居住地と本籍地が異なる場合は、事前に「本籍地の利用登録」を行う必要があります。
本籍地の利用登録は、インターネット上で手続きすることも可能ですが、その際にはICカードリーダーが必要になります。
そのため、手軽に登録を済ませる方法として、コンビニのマルチコピー機を利用するのがおすすめです。
ただし、すべてのコンビニで対応しているわけではなく、セイコーマートなど一部の店舗では利用できないため、事前に対応状況を確認しておきましょう。
また、本籍地の利用登録を行う際にはマイナンバーカードが必要になります。事前に準備し、スムーズに手続きが進められるようにしましょう。
交付手数料や取得可能な時間はあるのか
コンビニで戸籍謄本や戸籍抄本を取得する際の交付手数料は、市区町村ごとに異なります。
例えば、東京都港区では1通あたり350円の手数料がかかります。
自治体によって料金が異なるため、事前に確認しておくと安心です。
また、コンビニの行政サービスは基本的に毎日6:30〜23:00の間で利用可能ですが、戸籍関連の証明書は自治体ごとに利用時間が短縮されている場合があります。
そのため、利用予定の市区町村のルールを事前に確認しておくことをおすすめします。
なお、土日祝日も利用できますが、年末年始やメンテナンス期間中は利用できません。
平日に役所へ行く時間が取れない方でも、マイナンバーカードがあればコンビニで簡単に戸籍証明書を取得できるため、とても便利なサービスです。
コンビニで戸籍謄本や戸籍抄本を取得するときの注意点
コンビニで取得するときの注意点は以下のとおりです。
すべての自治体が対応しているわけではない
コンビニで戸籍謄本や戸籍抄本を取得できるのは、対応している自治体のみです。
本籍が対応外の自治体にある場合、このサービスは利用できません。
自分の本籍地が対応しているかどうかは、公式の案内ページで事前に確認しておきましょう。
利用可能な時間帯に制限がある
コンビニ交付サービスは、6:30～23:00の間に利用できます。
ただし、23:00から翌朝6:30までは利用できませんので、深夜や早朝に必要な場合は注意が必要です。
不必要な取得は控える
役所の窓口では、戸籍謄本を取得する際に「なぜ必要なのか」を確認されることがありますが、コンビニでは理由を問われることはありません。
便利なサービスですが、安易に何度も取得するのは控え、必要なときに適切に利用しましょう。
戸籍謄本と戸籍証明書の違いについてよくある質問
戸籍謄本と戸籍証明書の違いについてよくある質問は以下のとおりです。
戸籍謄本と戸籍証明書のコンビニ交付の違いは何ですか？
窓口で発行される証明書は、改ざん防止加工が施されたA4サイズの専用用紙を使用します。
コンビニ交付で発行される証明書は、A4サイズの普通紙を使用しますが、両面に不正防止のための加工が施されています。
また、複数枚にわたる住民票の写しや戸籍謄本（戸籍全部事項証明書）、戸籍の附票の写しを発行する場合、窓口ではホチキス留めや契印を行いますが、コンビニ交付では各ページに通し番号や固有番号を印字することで、ひとつづりであることが確認できる仕組みになっています。
窓口発行のものと同様に、正式な証明書として有効です。
コンビニで証明書を取得する際は、ページ数を確認し、取り忘れがないよう注意しましょう。
戸籍謄本と戸籍証明書の違いについてのまとめ
ここまで戸籍謄本と戸籍証明書の違いについてお伝えしてきました。
戸籍謄本と戸籍証明書の違いの要点をまとめると以下の通りです。
- 「戸籍全部事項証明書」と「戸籍謄本」は、名称は異なるが、どちらも戸籍の内容を省略せずに証明する書類で、本質的には同じである
- 戸籍が必要なシーンには、相続が発生した場合に挙げられることが多く、複数の戸籍謄本の提出を求められることがある
- 2024年3月1日の戸籍法改正により、これまで本籍地の市区町村でしか取得できなかった戸籍謄本や戸籍抄本が、本籍地以外の市区町村の窓口でも取得できるようになった
これらの情報が少しでも皆さまのお役に立てば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。